FAXの注文書入力を、AIで月40時間から12時間に。取引先ごとに様式がバラバラでも大丈夫だった理由

会社

A設備工業／地方都市の電気・空調設備工事会社

規模

従業員15名（現場10名・事務2名）

困りごと

取引先から届くFAX・紙の注文書を、事務担当者が1件ずつ手で入力していた

対象の書類

注文書発注書見積依頼書

使ったもの

スマートフォン、AI「Claude（クロード）」、いつものExcel

なぜ注文書の入力に時間がかかっていたのか

A設備工業には、元請の建設会社、資材の商社、地元の工務店などから、毎日20枚ほどの注文書がFAXで届きます。事務担当者がそれを見ながら、品名・数量・納期・現場名を1件ずつExcelの受注一覧に打ち込んでいました。

専用の読み取りソフトを入れることも考えましたが、取引先ごとに様式が違い、手書きの注文書もあるため、「設定が大変そう」「費用に見合うか分からない」と見送っていました。

時間がかかる1枚あたり入力と見直しで約6分。月に約40時間

打ち間違い数量や品番のミスが、出荷や請求のやり直しにつながる

1人に集中担当者が休むと入力が止まり、月末は残業続き

AIを使った新しい流れ（5ステップ）

新しいシステムは入れず、スマホとAIだけで流れを変えました。ポイントは、AIに「打ち込み」を任せ、人は「確認」に専念することです。

1. FAXが届く今までどおり
2. スマホで撮る数枚まとめてOK
3. AIに送る決まった頼み方で
4. 表ができる品名・数量・納期
5. 確認して登録Excelに貼り付け

AIへの頼み方の例

毎回同じ頼み方をすることで、結果がそろいます。A設備工業では、次の文章を紙に印刷してパソコンの横に貼っておき、注文書の写真と一緒に送るようにしました。

ここがポイント

「自信がない所は？にして」と頼んでおくのがコツです。AIが無理に推測せず、人が見るべき場所がはっきりするので、確認の時間がぐっと短くなります。

どれくらい時間が減ったか

1日20枚、月20日として試算すると、入力と見直しにかかる時間は次のように変わります。

AIの利用料（法人向けプランで1人あたり月数千円程度）を差し引いても、十分に元が取れる計算です。時間は当社の試算で、注文書の枚数や書き方によって変わります。

浮いた時間は、人を減らすためではなく、後回しになっていた見積の作成や、取引先からの電話にすぐ折り返す時間に使っています。担当者が休んだ日も、ほかの社員がスマホで撮って送れば入力が止まらなくなりました。

うまくいったコツと注意点

うまくいったコツ

• いきなり全部ではなく、枚数の多い取引先2社から始めた
• 頼み方を1つに決めて、紙に貼って誰でも同じように使えるようにした
• 写真はなるべく真上から、明るい場所で撮るように決めた
• 最初の2週間は、AIの表と原本を並べて全件チェックした

注意したいこと

• 最後は必ず人が確認する。AIは読み違えることがあります。特に数量と型番は原本と照らし合わせます。
• 入れてよい情報を決めておく。法人向けプランは入力内容が学習に使われない設定ですが、個人の電話番号などは消してから送る、といった社内ルールを作りました。
• 無料版ではなく法人向けプランを使う。管理機能とデータの扱いの面で、会社で使うなら法人向けが安心です。

注文書以外にも広げられること

同じやり方は、ほかの書類にもそのまま使えます。A設備工業では次に、現場の写真から作業報告書を作る使い方を試す予定です。

• 納品書・請求書の金額チェック（注文と食い違う行だけ抜き出す）
• 現場写真と音声メモから、作業報告書の下書き
• 取引先への納期回答や、日程調整のメール文

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

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