点検報告書の作成を、AIで月45時間から18時間に。写真と音声メモから、お客様に伝わる所見の文章まで

ビルメンテナンスの現場では、点検が終わってからが本番、という声をよく聞きます。写真の整理、点検表の転記、お客様に伝わる所見の文章づくり。点検そのものより、報告書づくりに時間を取られている会社は少なくありません。この記事では、点検報告書の作成をAIで短くする方法を、モデルケースで紹介します。

会社

Dメンテナンス／地方都市のビルメンテナンス会社（設備点検・清掃）

規模

従業員18名、点検先 約60物件

困りごと

点検報告書を月に約60件作成。1件あたり約45分かかり、点検員の残業の原因になっていた

対象の業務

点検報告書所見の文章お客様への提出

使ったもの

スマホのカメラと音声入力、今の点検表（Excel）、AI「Claude（クロード）」

点検報告書づくりが大変な理由

Dメンテナンスでは、空調・給排水・消防用設備などの点検を、点検員が物件ごとに行っています。点検自体は手慣れたものですが、事務所に戻ってからの報告書づくりが負担になっていました。

写真の整理1物件で数十枚。どの写真をどこに貼るか選ぶだけで時間がかかる

文章づくり「異常なし」以外の所見を、お客様に伝わる言葉で書くのが難しい

書き方がバラバラ点検員ごとに表現や詳しさが違い、事務所で直す手間がかかる

とくに時間がかかるのが「所見」の文章です。現場では「ポンプ少し異音」で通じても、お客様には「何が、どの程度で、どうすればよいか」が伝わる文章にしなければなりません。

AIを使った新しい流れ（5ステップ）

点検のやり方も、報告書のひな形も変えません。変えるのは、点検員が「書く」かわりに「撮って、話す」ことと、文章の下書きをAIに任せることの2つです。

1. 写真と点検表いつもどおり記録
2. 音声でメモ気づいたことを話す
3. AIが下書き所見と報告文
4. 担当者が確認数値と判断を見る
5. お客様へ提出いつもの形式で

現場のメモが、お客様向けの文章になる

点検員は、気になったことをスマホに話しておくだけです。短いメモでも、AIがお客様向けのていねいな所見に整えてくれます。

ここがポイント

よく使う言い回しや、会社として使ってほしい用語（「軸受」「経年劣化」など）を「用語集」にまとめ、毎回AIに渡すと、誰が書いても同じ調子の報告書になります。ベテランの書き方を見本として1件渡すのも効果的です。

AIへの頼み方の例

AIの下書きには、点検表にない内容が混ざることがあります。上の頼み方のように「付け加えない」「迷ったら【要確認】」と決めておくと、確認がぐっと楽になります。

どれくらい時間が減ったか

点検報告書を月に約60件作るとして試算すると、次のように変わります。

人件費込みの時給2,500円で換算すると、月約6.7万円、年約81万円分の時間です。時間は当社の試算で、物件の種類や報告書の形式によって変わります。

時間だけでなく、「誰が書いても同じ品質の報告書になった」ことも大きな変化です。お客様から「前より分かりやすくなった」と言われることが増え、改修工事のご相談につながるきっかけにもなります。

注意点と、人が判断すべきこと

よくある質問

※本記事の会社名・数値は、導入の流れを説明するためのモデルケースです。

あわせて読みたい